Dit zijn 10 KPI voorbeelden. Hoe formuleer je een KPI?

In dit artikel:

• Wat is nou precies een KPI (key performance indicator)?
• 10 KPI voorbeelden die toepasbaar zijn in vrijwel iedere organisatie / project.
• Voorbeeld van hoe je zelf een KPI kan formuleren.

Wat is een KPI?

Allereerst is het even belangrijk om helder te hebben wat een KPI is. Hier bestaat soms verwarring over.

KPI staat voor: Kritieke Prestatie Indicatoren of in het Engels: Key Performance Indicators. Een KPI is geen doelstelling op zich zelf, maar een meeteenheid om te controleren of je jouw doelstelling bereikt hebt, of niet. Het zijn dus de prestaties van een organisatie, die dermate belangrijk zijn, dat ze gemonitord moeten worden.

KPI’s kunnen verschillende prestaties van een organisatie zijn. Een aantal voorbeelden hiervan zijn: omzet per maand, brutowinstpercentage of aantal bezoekers in je (web)winkel. Maar het kunnen ook veel specifiekere prestaties zijn zoals: gemiddelde sessieduur van een bezoeker op je webshop of hoeveelheid schuld van een bedrijf. Als je meer uitleg wil over wat KPI’s zijn, dan zou je dit artikel van Shopify eens kunnen bekijken.

In een notendop: een KPI dient ervoor om te meten waar een organisatie nu staat wat betreft een bepaalde prestatie, zodat het bedrijf weet waar ze naar toe moeten groeien om de doelstelling te bereiken.

10 KPI voorbeelden

Bent u op zoek naar manieren om uw bedrijf naar succes te leiden? KPI’s, oftewel Key Performance Indicators, kunnen de sleutel zijn tot het meten en verbeteren van de prestaties van uw onderneming. Hieronder delen we 10 KPI voorbeelden die uw bedrijf naar nieuwe hoogtes kunnen brengen. Of u nu een start-up runt of een gevestigde onderneming heeft, het identificeren van de juiste KPI’s kan u helpen om doelen te stellen, de voortgang te meten en uw bedrijfsprestaties te optimaliseren. Deze voorbeelden bieden inzicht in verschillende aspecten van uw bedrijf, zoals omzet, klanttevredenheid, winst en meer. Ontdek deze inspirerende voorbeelden van KPI’s en ontdek hoe u uw doelstellingen naar succes kunt leiden.

Voor de duidelijkheid: de KPI zelf is dus een meeteenheid, en géén doelstelling op zich. Met een KPI kan je meten of je op schema ligt met je doelstelling.

• Brutomarge

  • Er zijn verschillende soorten marges die je kan bekijken. Brutomarge, ‘operating margin’ (bedrijfsmarge) en winstmarge. De eerste is voornamelijk belangrijk voor een accountmanager, hier worden targets vaak op geformuleerd. Dit is de verkoopprijs – inkoopwaarde van de omzet.

• Aantal orders per maand

  • De hoeveelheid orders die een verkoper per maand realiseert. Je kan eventueel de frequentie aanpassen.

• Omzet

  • Hoeveelheid omzet die een accountmanager realiseert.
  • Hoeveelheid omzet die het gehele bedrijf jaarlijks realiseert.
  • Hoeveelheid omzet die een bepaald product jaarlijks realiseert.

• Conversieratio

  • Hoeveel orders jij converteert in verhouding tot bijvoorbeeld jouw aantal afspraken. Je wil idealiter zoveel mogelijk orders t.o.v. jouw aantal afspraken.

• Aantal afspraken

  • Hoeveelheid afspraken die je per periode realiseert.

• Koude acquisitie telefoontjes

  • Hoeveelheid telefoontjes die jij pleegt met koude prospects.

• Verstuurde offertes

  • Het aantal offertes dat je mag versturen per periode. Vanzelfsprekend kan je deze verder ontwikkelen door te meten hoeveel van de verstuurde offertes een order worden.

• Gemiddeld orderbedrag

  • De gemiddelde grootte van de orders die jij realiseert in een bepaalde periode.

• Contactmomenten / order verhouding

  • De verhouding van het aantal orders dat je realiseert met de hoeveelheid contactmomenten die je ervoor nodig had (telefoontjes, afspraken, offerte versturen, mailwisselingen)

• Aantal producten per klant (upselling)

  • Hoeveel van het totaal aantal producten nemen jouw klanten gemiddeld bij jou af.

Hoe formuleer je een KPI?

Voordat je een KPI gaat formuleren begin je altijd met een doelstelling, die een organisatie wil bereiken. Meestal komt de doelstelling voort uit een onderzoek. Het onderzoek kan zijn: “in onze branche zien we dat de gemiddelde winstmarge van concurrenten 40% is, onze organisatie heeft een winstmarge van 30%.” Een winstmarge van 40% (of meer) behalen kan dan de hoofddoelstelling zijn van de organisatie. Om dit doel te behalen stelt de organisatie subdoelen op.

De hoofddoelstelling kan bijvoorbeeld zijn: interne processen optimaliseren waardoor het minder geld kost. Het subdoel kan dan zijn: “25% van inkomende e-mails wordt afgehandeld door een AI chatbot (waardoor minder klantenservice personeel nodig is)” De KPI in dit voorbeeld: Door AI afgehandelde e-mails.

Hoeveel KPI’s moet je formuleren?

Meestal noteert het management van een bedrijf per doelstelling 3 tot 5 KPI’s. Dit is een mooi aantal om op bij te sturen zodat het wél impact heeft, maar ook niet te veel is zodat het goed te monitoren valt. Uiteraard hoef je niet lid te zijn van het managementteam. Je kan ook voor jezelf doelstellingen formuleren en deze monitoren met KPI’s.

Je doelstelling is bijvoorbeeld het maandtarget vanuit jouw bedrijf, laten we zeggen 30.000 EUR omzet. De KPI’s die je voor jezelf kan noteren kunnen dan zijn:

• 30 (koude) acquisitie telefoontjes per dag
• 5 new business afspraken per week
• Mailtjes beantwoorden tussen 16:00 en 17:00 (om gefocust en productiever te werken)

Je zal zien dat je persoonlijke prestaties erop vooruitgaan!

Moet je een KPI SMART formuleren?

Of je een KPI SMART moet formuleren kunnen we eigenlijk meteen heel duidelijk beantwoorden: nee, een KPI moet je niet SMART formuleren. Dit komt dus doordat een KPI géén doelstelling op zich zelf is.

Er wordt soms gedacht dat een KPI een doelstelling is, en doelstellingen moeten immers SMART (zo leerde we dat op school). Een KPI is een meeteenheid die jou vertelt of je een doelstelling bijna bereikt hebt, of niet. Daarom kan een KPI niet SMART geformuleerd worden omdat het geen doel op zich is. Bij een KPI is het wél zeer belangrijk dat je prestatie indicatoren meet die relevant zijn aan jouw doel.

Als het gaat om een doelstelling, dan is het wél super handig om dit altijd SMART te formuleren. Uiteraard kan je dit ook op je eigen manier doen, of zullen er ongetwijfeld andere technieken bestaan. Maar SMART is een zeer goede techniek om een doelstelling veel duidelijkheid en een richtlijn mee te geven.

Wil je een voorbeeld van hoe je SMART moet formuleren? Lees dan dit artikel

KPI voorbeelden voor een (school)project

Graag geef ik jullie ook nog een paar extra KPI voorbeelden voor een (school) project. We zagen dat hier specifiek veel vragen naar waren. Wij kennen de struggle vanuit school met KPI’s, doelstelling etc. etc. Daarom hebben we het jou makkelijk gemaakt. Als je voor de eerste keer aan de slag gaat met deze stof, dan adviseer ik om niet meteen hele complexe te kiezen. Onderstaande 3 KPI’s zijn makkelijk toe te passen!

• Marge

  • Hij staat hierboven ook al deels beschreven: met deze KPI ga je kijken naar de marge die tussen de totale opbrengst zit van verkopen minus de inkoopwaarde van de omzet. Zorg er altijd voor dat je jouw marge vergelijkt met relevante bedrijven. Dus andere bedrijven uit jouw branche, niet een andere. Ook kan je er voor kiezen om jouw marge te vergelijken met je eigen marge een jaar daarvoor, om zo te bepalen of er een groei of krimping is.
    • Tip: je hebt meerdere soorten marges: brutowinstmarge (bovenstaand voorbeeld), operationele marge, winstmarge. Je kan ze allemaal gebruiken.

• Bounceratio

  • Webwinkelverkoop is tegenwoordig niet meer weg te denken in de huidige maatschappij. De bounceratio is ook een erg makkelijke prestatie indicator om te meten. Het zegt hoeveel bezoekers na het landen op jouw webshop direct wegklikken van je website. Idealiter wil je dit percentage zo laag mogelijk (65% is een vrij gemiddeld percentage voor heel veel branches). Vergelijk je bounceratio met jouw branche of met je eigen bounceratio een jaar eerder.

• Reactietijd op klantvragen

  • Ga eens meten hoe lang jouw organisatie gemiddeld erover doet om e-mails van klanten te beantwoorden. Vergelijk vervolgens deze data wederom met jouw branche. Het moet immers een relevant vergelijk blijven ;-). Doen jullie het beter, slechter of ongeveer gelijk?

Waarom is het belangrijk om een KPI te formuleren?

Als (key)accountmanager of salesmanager wil je constant weten waar je staat en wat je moet behalen om het doel te bereiken. Het concreet formuleren van een KPI gebaseerd op een doelstelling kan enorm nuttig zijn. Je weet immers precies waar je naar toe moet werken en hoe je dit kan meten. Lig je op koers? Of moet je wat gas bijgeven?

In de sales wordt veel met targets gewerkt, bijvoorbeeld het behalen van je kwartaalomzet. Het doel van de salesafdeling kan zijn: 100.000 EUR omzet in Q1. Om dit doel te behalen is bijvoorbeeld (koude) acquisitie nodig. En zijn er een X aantal afspraken bij klanten nodig enzovoort. Een bijpassende KPI is dan aantal telefoontjes voor acquisitie en afspraken bij klanten. Je zal dit voor jezelf concreet moeten maken: hoeveel afspraken zijn nodig om de doelstelling (100.000 EUR) te bereiken? Hoeveel afspraken zijn realistisch en uitdagend?

Toepassen

Als accountmanager is het zeer nuttig om KPI’s te formuleren en deze te monitoren. Je stelt hiermee voor jezelf doelen en door deze uit te schrijven gaat het doel meer leven. Koppel hier ook een deadline aan vast zodat er urgentie wordt gecreëerd, hierdoor blijft het doel niet in het luchtledige hangen.

Dwing jezelf om elke dag iets te doen dat bijdraagt aan het behalen van dat doel. Als je dit consistent kan opbrengen zal je zien dat je op gegeven moment meer een meer zin krijgt om nog meer voor je doelstelling te gaan doen, je creëert momentum! Door het in kleine hapklare brokken op te delen lijkt het te verzetten werk minder maar zal je zien dat je aan het eind van de week of maand enorm veel gedaan krijgt.

Soms krijg je vanuit jouw management doelstellingen. Mocht je vinden dat de doelstelling nog niet concreet genoeg is of je krijgt überhaupt geen KPI’s opgelegd, voel je vrij om hierover in gesprek te gaan met jouw manager. Zorg dat ze wel zo concreet mogelijk zijn.

Het verschil met doelen

Tot slot nog even deze alinea om hier duidelijkheid over te verschaffen. Een KPI is geen doel, deze misvatting wordt wel eens gemaakt. Zoals eerder benoemd in dit artikel ontstaat er vaak een doelstelling uit onderzoek dat een organisatie heeft uitgevoerd.

De KPI’s bieden ondersteuning aan deze doelstelling. Dit doen ze in de vorm van monitoren van de voortgang en normen bepalen die nodig zijn om je hoofddoel te bereiken.

Ze zijn dus niet hetzelfde, maar ze zijn wel onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Samenvattend

Nu weet je waarom KPI’s zo belangrijk zijn, je weet hoe je ze moet formuleren en moet toepassen in de praktijk! De beste tip die ik je kan geven is door het direct te gaan doen. Waar je ook beter in wil worden: voetbal, koken of sales. De beste manier om het te leren is door het toe te passen in de praktijk!