Functioneringsgesprek nieuwe stijl
Functioneringsgesprekken worden al jarenlang door bedrijven en organisaties afgenomen bij haar personeel. Dit om te zorgen dat ze kwaliteitsvoortgang kunnen meten van haar personeel en kunnen bijsturen waar dit eventueel nodig is. Bovendien krijgt de medewerker hiermee de gelegenheid om feedback op de organisatie te geven en wat hij of haar graag verbeterd wil zien. Maar wat is een functioneringsgesprek nieuwe stijl?
Sinds een aantal jaar is er wat commotie ontstaan onder bedrijven en organisatie op het gebied van functioneringsgesprekken. Het geluid was voornamelijk dat het achterhaald is en dat het geen waarde toevoegt voor het bedrijf. Veel (HR) managers waren tegen deze gesprekken. Echter, deze bedrijven kwamen hier snel van terug toen ze merkte dat ze zo niet de voortgang konden meten onder het personeel en ook geen feedback meer ontvingen. Er ontstond een nieuwe stijl functioneringsgesprekken.
Waar wat houdt deze nieuwe stijl nou in? In het kort komt het er eigenlijk op neer dat er extra elementen zijn toegevoegd aan de oude functioneringsgesprekken. Namelijk:
- 360 graden feedback
- Toekomstplannen maken
- Bredere gespreksonderwerpen
360 graden feedback
Een 360 graden feedback is eigenlijk wat het woord al zegt: je geeft feedback op alle kanten (360 graden) van een persoon. Er worden dus veel diverse richtingen / onderwerpen behandeld. Per onderwerp wordt de diepte ingegaan wat deze persoon goed doet en waar verbeterpunten liggen voor deze persoon. Een 360 graden feedback doe je 2 à 3 keer in een jaar zodat je een nulmeting en een eindmeting hebt. Hierdoor kan je goed de voortgang meten.
Naast dat je feedback van andere (bijvoorbeeld je leidinggevende) kan ontvangen kan je bij een 360 graden feedback ook heel mooi reflectie op jezelf geven. Dit zie je dan ook vaak bij een 360 graden feedback.
Toekomstplannen maken
Het tweede punt wat anders is bij een functioneringsgesprek nieuwe stijl is dat deze meer gericht zijn op de toekomst. Bij de ‘ouderwetse’ functioneringsgesprekken was dit allemaal wat abstracter (ik zeg niet dat dit voor iedere organisatie geldt). Er werd heel plat gevraagd hoe je het vindt gaan, of er dingen zijn waar je tegenaan loopt. En wat je vindt van de plek waarop je zit. Dit is even een schets uit mijn eigen ervaring en ervaringen van kennissen en vrienden.
Een functioneringsgesprek nieuwe stijl gaat dus meer in op het maken van toekomstplannen samen met je leidinggevende. Er worden meer vragen toegevoegd die gericht zijn op de toekomst, maar vervolgens ook actiegericht! En dat laatste is ook zeer belangrijk.
Bredere gespreksonderwerpen
Tot slot het het breder maken van gespreksonderwerpen. Waar, zoals eerder benoemd, ‘ouderwetse’ gesprekken meer oppervlakkig waren wordt er met het functioneringsgesprek nieuwe stijl naar veel meer diverse onderwerpen gekeken, die natuurlijk net zo goed van belang zijn tussen een werknemer en werkgever. Aan deze onderwerpen zijn ook perfect KPI’s te koppelen om te meten of je goed onderweg bent naar je doel! Hoe je het beste KPI’s kan formuleren lees je in dit artikel (incl. voorbeelden)!
Je kan denken aan de volgende onderwerpen:
- Ambitie
- Vaardigheden
- Die je wellicht al beheerst maar nog niet toepast op je werk
- Welke je eventueel graag zou willen leren
- Team relatie
- Bedrijfscultuur
- Werkplezier
Functioneringsgesprek nieuwe stijl voorbeeld
Een voorbeeld van een functioneringsgesprek nieuwe stijl is vaak als volgt. Een leidinggevende en werknemer hebben een afspraak om onder vier ogen te spreken. Vaak in een afgesloten ruimte. Dit is wel zo prettig voor beide partijen. Vervolgens verloopt zo’n gesprek vaak zoals in het voorbeeld hieronder bij het kopje ‘formulier’. Uiteraard kan dit ook anders gaan, maar dit is uit eigen ervaring een veel voorkomende structuur. Zie hieronder een voorbeeld structuur:
- De opening begint vaak met het bespreken van een 360 graden feedback. Als de organisatie hier überhaupt gebruik van maakt anders is het echt een aanrader! Mocht dit niet via een 360 graden feedback gaan dan wordt er ook wel vaak de open vraag gesteld hoe de medewerker nu de werkomgeving ervaart.
- Wat gaat er goed: de medewerker en leidinggevende bespreken wat er goed gaat en waar dit aan ligt.
- Wat ligt verbetering: er wordt besproken wat er eventueel beter kan. Kritisch zijn naar jezelf en kritiek kunnen aanvaarden van de leidinggevende is hier belangrijk.
- Toekomstperspectief: hoe zie jij jouw toekomst in bij deze organisatie? Durf ambitieus te zijn!
- Afsluiting / conclusie: wat is de conclusie van dit gesprek? Waar kunnen we aan werken? Waar moeten we mee doorgaan?
Functioneringsgesprek nieuwe stijl formulier
Een formulier bij een functioneringsgesprek kan erg prettig zijn. Dit kan als leidraad fungeren, ook voor een functioneringsgesprek nieuwe stijl. Vaak zal je in praktijk afwijken van de punten die je hebt opgeschreven, maar het geeft wel een basis om je aan vast te houden.
Weet je niet waar je moet beginnen? Geen paniek! Wij hebben alvast voor jou een formulier voor wat betreft een functioneringsgesprek nieuwe stijl gemaakt, zodat jij deze bij de hand kan houden. Je download dit formulier via deze link!
Download gratis voorbeeld functioneringsgesprek nieuwe stijl
Is een functioneringsgesprek verplicht?
Een functioneringsgesprek is niet verplicht tussen een werknemer en werkgever. Het arbeidsrecht is niet bekend met de term functioneringsgesprek. Het wordt wel binnen heel veel organisaties en bedrijven gedaan om het functioneren van een medewerker te bespreken. Mocht jij je dus om wat voor een reden dan ook geen functioneringsgesprek willen ondergaan dan mag je dit feitelijk weigeren. Wél zou ik graag willen meegeven om bij jezelf na te gaan of het wel zo verstandig is om dit te weigeren. Uiteindelijk is het ervoor bedoeld dat iedereen er beter van wordt. Om een sterke en goede relatie op te bouwen met jouw werkgever kan ik adviseren om wel een gesprek te ondergaan.
Maar het kan natuurlijk zo zijn dat jij hier een nadrukkelijke reden voor hebt om het niet te doen, dan is het goed om te weten dat het wettelijk niet verplicht is. Wil je hier mee over lezen, raadpleeg dan eens dit artikel van De Steven.
Wie mag een functioneringsgesprek afnemen?
Technisch gezien mag iedereen een functioneringsgesprek afnemen, maar vaak zie je dat een directe manager of leidinggevende dit gesprek afneemt. Zoals hierboven al benoemd is het niks wettelijks, dus eigenlijk mag iedereen een functioneringsgesprek afnemen. Het is dus maar net hoe het beleid van een organisatie geschreven is. Als zij een beleid hebben dat alleen maar de hoogste directeur een functioneringsgesprek afneemt, dan gebeurt het op deze manier. Maar dit zie je in praktijk natuurlijk zelden omdat dit meestal niet efficiënt is.
Het is efficiënt als een directe leidinggevende dit doet. Op de eerste plaats omdat dit zo het meest efficiënt is, iedere leidinggevende houdt zo’n gesprek met zijn team. Een team bestaat vaak uit 3 – 8 mensen. Zo is iedereen zo min mogelijk tijd kwijt. Bovendien kent de directe leidinggevende zijn of haar medewerkers goed doordat ze direct met elkaar werken. Hierdoor kan het gesprek beter de diepte in gaan.
Functioneringsgesprek vragen
Er zijn enorm veel functioneringsgesprek vragen. Daarom geven wij jou graag een aantal voorbeelden. Dit kan nuttig zijn voor zowel de werknemer als de leidinggevende. Dit zijn slechts voorbeelden, de vragen kunnen ook over hele andere onderwerpen gaan. Dit zijn wel vragen die veel voorkomen tijdens een functioneringsgesprek. Een aantal vragen die je kunt stellen of verwachten tijdens een functioneringsgesprek zijn als volgt:
Eventueel te stellen / te verwachten
- Waar ben je tevreden over in je werk?
- Wat springt er voor jou het meest uit in je 360 graden feedback?
- Wat vind je dat er goed gaat?
- Waarom vind je dat dit goed gaat?
- Waar vind je dat je kan verbeteren in je werk?
- Wat is er minder goed gegaan het afgelopen half jaar?
- Hoe heb je dit opgelost?
- Welke functie wil jij bekleden over 3 jaar?
- Hoe gaan wij dit samen bereiken?
- Zijn er punten (hoe breed ook) waar de organisatie te kort schiet?
- Zo ja, waar schieten ze kort?
- Wat zou de organisatie kunnen verbeteren?
Toelichting op de vragen (voor de leidinggevende):
- Begin positief. Dit zorgt voor een meer ontspannen gesprek. Bovendien bevordert dit ook het resultaat van de rest van het gesprek. Niemand vind het lekker om gelijk beladen te beginnen, en een functioneringsgesprek kan soms toch een beetje beladen voelen voor iemand.
- Geen toelichting
- 1: vooral de verdiepingsvraag hier is erg belangrijk. Men is vaak goed in het benoemen waar ze goed in zijn. Wil ook weten waarom ze vinden dat dit goed gaat. Dit geeft meer verdieping over hoe capabel iemand echt is.
- Er is (bijna) altijd ruimte voor verbetering. Is iemand zich hier ook bewust van? Heeft hij/zij de juiste inzichten?
- 1: wederom is vooral de verdieping is erg belangrijk. Door te vragen hoe hij dit heeft opgelost krijg je inzicht in iemands adaptieve vermogen. Bovendien kan je moeilijk liegen of bluffen als je echt moet vertellen hoe je het opgelost. Hierdoor weet je steeds beter wat voor een vlees je in de kuip hebt.
- Iemand bewust laten nadenken over de toekomst motiveert diegene. Hij of zij ontwikkelt ideeën en krijgt motivatie om deze te verwezenlijken. Als manager is het van belang om de juiste handvatten te verstrekken
- Spreek vooral over samen. Want uiteindelijk moet je het samen doen als organisatie.
- Wees als organisatie ook kritisch naar jezelf, dit houdt ‘de zaag scherp’.
- Geen toelichting
Wanneer functioneringsgesprek nieuwe stijl?
Wanneer vindt een functioneringsgesprek nieuwe stijl plaats? Vraag jij je misschien af. Vaak vindt een functioneringsgesprek één keer per jaar plaats, er is niet een specifieke datum voor. Het wordt ook wel eens een jaargesprek genoemd. Sommige organisaties doen het twee keer per jaar. In het kader van een functioneringsgesprek nieuwe stijl (die dus meer op verbetering en toekomst is gericht) is het goed om een functioneringsgesprek 2 à 3 keer per jaar te houden. Zodat je dus een nul moment hebt en goed de voortgang kan meten.
Hoe begin je een functioneringsgesprek?
Je begint een functioneringsgesprek allereerst met een voorbereiding. Voor zowel de manager als de medewerker. Je kan je voorbereiden op punten die je vindt die goed gaan en op punten die beter kunnen. Voor beide geldt: zorg dat je ook beantwoord waarom je dat vindt! Kom met een goede onderbouwing. Tot slot is het ook belangrijk om na te denken over de vraag: hoe gaan we deze punten verbeteren? Wat hebben we daar voor nodig?
Het is vaak fijn om eerst te beginnen met de punten die wel goed gaan! Dit geeft in de regel vaak een prettiger gesprek.